Hóa đơn điện tử là gì? Đây là một trong những thắc mắc được rất nhiều người quan tâm hiện nay. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp cụ thể hơn về khái niệm hóa đơn điện tử cũng như các hình thức của sản phẩm này, ưu nhược điểm khi sử dụng. Cùng theo dõi ngay nhé!

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là một dạng hóa đơn được lập và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử do tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ tạo ra thông qua các phương tiện điện tử. Hóa đơn này bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có khả năng kết nối và truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử 

Các hình thức của hóa đơn điện tử

Có ba hình thức của hóa đơn điện tử:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Đây là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi đến người mua.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là loại hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát hành trực tiếp cho người mua mà không cần thông qua mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử được tạo từ máy tính tiền: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một dạng hóa đơn có thể có hoặc không có mã của cơ quan thuế, được phát hành từ máy tính tiền với khả năng kết nối và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định.

Ưu và nhược điểm của hóa đơn điện tử

Bên cạnh thắc mắc “Hóa đơn điện tử là gì?” thì các tổ chức, cá nhân buôn bán hàng hóa cũng rất quan tâm đến ưu và nhược điểm của sản phẩm này. Một số ưu điểm và nhược điểm của hóa đơn điện tử có thể kể đến như:

Ưu điểm

• Dễ dàng lập và phát hành hóa đơn: Tương thích với nhiều phần mềm kế toán và dễ dàng kết nối với hệ thống quản lý của doanh nghiệp.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ so với hóa đơn giấy.
• Bảo quản an toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử có mã xác thực từ Tổng cục Thuế được sẽ có sự đảm bảo về tính an toàn và chính xác. Đồng thời còn được lưu trữ dưới dạng dữ liệu số, không lo thất lạc, cháy hỏng và được mã hóa bảo mật cao.
• Tiện lợi trong giao dịch: Dễ dàng gửi và nhận hóa đơn điện tử qua mạng, giúp đơn giản hóa việc quản lý, thống kê và truy xuất thông tin.
• Kiểm tra thông tin nhanh chóng: Dễ dàng kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trên hệ thống cơ quan thuế, tránh sử dụng hóa đơn giả hoặc bất hợp pháp.

Hóa đơn điện tử hỗ trợ cho các giao dịch trở nên tiện lợi, nhanh chóng và an toàn hơn

Nhược điểm

• Yêu cầu hạ tầng công nghệ: Doanh nghiệp cần đầu tư hệ thống công nghệ thông tin phù hợp để đáp ứng các quy định của cơ quan thuế.
• Nhu cầu nhân lực công nghệ: Cần nhân sự có kiến thức và kỹ năng về phần mềm hóa đơn điện tử để vận hành hệ thống hiệu quả.

Có thể thấy, hóa đơn điện tử mang tới rất nhiều ưu điểm, đặc biệt là trong việc quản lý và kiểm tra thông tin. Tuy nhiên, người sử dụng cần tìm kiếm và lựa chọn một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, đảm bảo đáp ứng đầy đủ các quy định pháp lý cho dịch vụ này. Đồng thời, để luôn được hỗ trợ một cách tốt nhất, bạn cũng nên lựa chọn một đơn vị có quy trình và hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

VNPT Invoice - Giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ những yêu cầu như phần trên đã nêu ra thì VNPT - Invoice, dịch vụ hóa đơn điện tử do VNPT cung cấp chính là gợi ý hàng đầu. 

VNPT - Invoice tuân thủ đầy đủ các thông tư, nghị định và quy định pháp luật hiện hành, đáp ứng các yêu cầu thay thế hóa đơn giấy theo chuẩn của Bộ Tài chính và Tổng Cục Thuế. VNPT - Invoice đã khẳng định được vị thế nhờ tính pháp lý vững chắc, khả năng tích hợp linh hoạt và phù hợp với các hệ thống quản lý của doanh nghiệp. Không chỉ vậy, VNPT - Invoice còn sở hữu hàng loạt tính năng nổi bật như:

• Giúp truy cập nhanh chóng, tiện lợi mọi lúc, mọi nơi thông qua một địa chỉ duy nhất và giao diện đồng nhất, hoạt động 24/7 chỉ cần có kết nối Internet.
• Dễ dàng tìm kiếm, tra cứu và quản lý toàn bộ hóa đơn đầu ra, đầu vào, chứng từ, biên lai,...
• Cho phép thiết kế mẫu hóa đơn, chứng từ linh hoạt, phù hợp với nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp.
• Hỗ trợ quản trị tập trung, khai thác và chia sẻ kho dữ liệu đồng bộ giữa các dịch vụ.
• Tích hợp kết nối, truyền dữ liệu trực tiếp đến Cơ quan thuế.

Với những ưu điểm vượt trội, VNPT - Invoice không chỉ giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tối ưu hóa quy trình quản lý hóa đơn mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động và chuyên nghiệp hóa trong các giao dịch.

VNPT - Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện cho các doanh nghiệp, hộ kinh doanh

Hy vọng qua bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì cũng như các hình thức và ưu, nhược điểm của dịch vụ này. Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ VNPT - Invoice thì đừng quên liên hệ hotline 1800 1260 để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng nhé!